Por suerte o por desgracia, he vivido la implantación de varios ERP. Os aseguro que puede atragantarse hasta convertirse una experiencia traumática o puede, como en mi caso, ser una experiencia que te divierte de manera intrínseca por retadora y exigente.
Que me divierta la implantación de ERPs no significa que siempre me haya ido bien. La mayoría han sido experiencias muy positivas pero una de ellas fue un DESASTRE ABSOLUTO. Y lo digo en mayúsculas porque fue la experiencia en la que más aprendí acerca de lo que hacer y lo que no hacer en el proceso de implantar un ERP en la empresa. Pienso que se aprende más de los errores que de los aciertos y que, cuanto más caro lo pagues, más aprendes. Aunque esto es sólo mi opinión.
La última implantación fue un SAP B1 en una empresa de nueva creación. Este es un entorno muy favorable ya que no está sucediendo nada en la empresa mientras se decide la estructura que tendrá la tabla de clientes o la de artículos. Es verdad que, con ciertas precauciones, el éxito está casi garantizado pero no me parece la mejor de las situaciones. Llamadme raro pero un proyecto con altas garantías de éxito, es probable que no sea suficientemente retador y divertido. Por suerte, lo más común no es empezar la empresa creando una estructura informática adecuada y pensada para soportar el crecimiento posterior. El cambio de ERP suele ser algo urgente, sin mucho tiempo para pensar y con una empresa en la que están sucediendo montones de cosas: movimientos de almacén, albaranes, contabilidad, leads... Todo eso no puede parar mientras se cambia el ERP.
Y esto me lleva a la primera clave para una adecuada implantación de ERP:
1.- Detectar la necesidad de implantar o cambiar el ERP.
¿A que es la perogrullada más grande que has leído hoy? ¿A que lo normal es cambiar un ERP porque has detectado la necesidad de cambiarlo?
No es siempre así. En ocasiones se cambia el ERP porque "es lo que hace todo el mundo" o porque hay que tener el ERP "de moda" para estar al día. Cambiar un ERP es una situación suficientemente traumática para que la empresa tenga claro que tiene que cambiarlo. Esta situación es un fracaso anunciado, si no sabes lo que esperas conseguir nunca estarás satisfecho con el resultado. O es muy difícil que aciertes.
2.- Elegir la mejor herramienta.
Para seleccionar el mejor ERP hay que pensar en el hoy pero también en el largo plazo de la empresa. Hay que alinear los objetivos de la implantación con la estrategia de la compañía a largo plazo. Sólo así garantizas que, si se cumplen las expectativas de la empresa en cuanto a crecimiento, el ERP podrá seguir el ritmo con su escalabilidad. Es decir, si no piensas crecer en el futuro, probablemente busques un ERP barato (o harás facturas en excel) que pueda cubrir las necesidades actuales de la empresa y eso será una estrategia adecuada; alineada con la estrategia de la empresa. Sin embargo, si la empresa piensa hacer esfuerzos en busca de crecimiento, tenemos que buscar el ERP escalable: que podamos afrontar económicamente hoy y que nos permita soportar el crecimiento del mañana.
Para mí, esta parte es la más importante: alinear la estrategia a largo plazo de la empresa con el tipo de ERP a elegir. Una vez cubierto esto, cualquier ERP será una buena elección y mala en la misma media. No es tan importante cómo se llama el ERP sino cuán alineado está con la estrategia a largo plazo de la empresa.
Una vez detectada la necesidad de implantar un ERP y elegido el mejor, llega la tercera clave.
3.- Estrategia de implantación
El proveedor va a poner uno (o varios) consultores a disposición de la empresa durante el proceso de análisis, planificación, ejecución, validación, formación y arranque. Pero la empresa también tiene que poner sus recursos a trabajar en este proyecto y hay que asegurar que el recurso asignado por la empresa cumple dos requisitos fundamentales: puede dedicar todo su tiempo al éxito de la implantación y tiene los conocimientos necesarios para hacer de la implementación, un éxito.
Seleccionar la persona o personas (si la empresa no es demasiado grande suele bastar con una) que van a dedicar los siguientes meses de su vida a la implantación es crucial pero puede requerir un esfuerzo de la empresa que no vea cómo abordar. Es decir, puede que la empresa no tenga un recurso suficientemente valioso y que además esté ocioso o sea fácilmente "suplantable" para asignarle el proyecto y que sus responsabilidades anteriores no se vean afectadas. Si no existe este problema, asignar un recurso interno será una decisión acertada.
Una estrategia alternativa posible es la contratación de un Interim Manager para lo que dure la implantación. Tardará un poco más en entender las necesidades de la empresa y la implantación será aparentemente más cara pero tendrás un profesional que podrá dedicar noche y día a la implantación sin necesidad de desatender tareas anteriores. A la larga, la implantación será más rápida y sufrirá menos interrupciones que asignando un recurso interno que ya tenía tareas asignadas a jornada completa.
Sea como fuere, reconozco que no a todo el mundo le parece divertido el proceso de implantación de un ERP. Si eres de esos y te toca vivirlo, te envío toda mi fuerza para que te sea leve. En cambio, si eres de los que disfruta con los retos y se divierte resolviendo dificultades, enhorabuena. Implantar un ERP puede ser una de las cosas más divertidas que te pase en las próximas semanas o meses.
Disfruta, juega y se feliz!!!
